Gestire più clienti, scadenze e task contemporaneamente è una delle sfide quotidiane del lavoro da freelance. Senza un sistema chiaro, il rischio è quello di sentirsi sempre in affanno, dimenticare dettagli importanti o lavorare con l’ansia costante di non avere tutto sotto controllo.
È qui che entra in gioco Trello, uno degli strumenti di gestione progetti più semplici, visivi e personalizzabili disponibili oggi.
In questo articolo vediamo come usare Trello per organizzare al meglio il tuo lavoro freelance, impostando un workflow efficace e sostenibile, anche se non sei un project manager di professione.
Perché scegliere Trello per la gestione progetti da freelance
Intuitivo e visuale
Trello si basa su un sistema di bacheche, liste e schede che rappresentano in modo chiaro ogni fase di un progetto. È pensato per chi vuole organizzarsi visivamente, senza complicazioni o tecnicismi.
- Le bacheche rappresentano i tuoi progetti o clienti
- Le liste sono le fasi del workflow (es. “Da fare”, “In corso”, “Consegnato”)
- Le schede sono i singoli task, con checklist, scadenze, allegati e commenti
Experience tip: molti freelance usano Trello anche per organizzare i contenuti social, i task settimanali o le revisioni con il cliente. È uno strumento flessibile, non solo per grandi progetti.
Come impostare una bacheca Trello per freelance
Step 1: Crea una bacheca per ogni cliente o ambito di lavoro
Puoi organizzare il tuo lavoro in base a:
- Singolo cliente (es. “Progetto Logo per Studio Legale X”)
- Ambito tematico (es. “Contenuti per il Blog”)
- Ciclo settimanale (es. “Task della settimana”)
Expertise tip: scegli una struttura che rispecchi il tuo modo di lavorare. Trello funziona meglio quando lo adatti a te, non il contrario.
Step 2: Imposta le liste (il tuo flusso di lavoro)
Un flusso base può essere:
- Da fare
- In lavorazione
- In attesa di feedback
- Completato
Oppure, per progetti creativi:
- Brief ricevuto
- Ricerca
- Bozza
- Revisione
- Consegna finale
Aggiungi una lista “Backlog” per idee future o richieste non ancora attive.
Step 3: Crea schede chiare per ogni task
In ogni scheda puoi inserire:
- Descrizione del lavoro
- Checklist dei sotto-task
- Scadenza (con promemoria)
- Etichette colorate (es. Urgente, In revisione)
- Allegati (file, link, bozze)
- Commenti (per tenere traccia delle comunicazioni)
Trello + Power-up: funzionalità extra per freelance avanzati
Trello offre Power-Up, cioè integrazioni e funzioni avanzate. Ecco quelle più utili per i freelance:
- Calendar: per visualizzare tutte le scadenze in formato calendario
- Google Drive: per allegare e gestire documenti direttamente dalle schede
- Time Tracking (es. con Toggl o Clockify): per monitorare il tempo speso su ogni task
- Butler: automazioni personalizzate (es. “sposta la scheda in ‘Completato’ quando la checklist è al 100%”)
Authority tip: se gestisci più progetti contemporaneamente, attiva la vista Timeline (in versione Premium) per pianificare visivamente le fasi e capire dove stai concentrando le tue energie.
Esempio pratico: come un* freelance gestisce un progetto grafico con Trello
Anna, freelance graphic designer, utilizza Trello in questo modo per ogni nuovo cliente:
- Crea una bacheca con il nome del cliente (es. “Logo per Startup ABC”)
- Aggiunge le liste: Brief ricevuto → Moodboard → Bozza 1 → Bozza 2 → File finale
- Per ogni fase, crea una scheda con:
- I file da allegare
- Le date di revisione
- I feedback del cliente copiati nei commenti
Risultato? Tutto è sotto controllo. Anna può facilmente condividere l’intero flusso con il cliente, aggiornare in tempo reale e non dimenticare nulla.
I vantaggi concreti di Trello per freelance
- Organizzazione visiva e mentale: sai sempre dove sei arrivato/a
- Riduzione dello stress: niente più “ma avevo già fatto questa modifica?”
- Comunicazione chiara con i clienti: puoi condividere la bacheca e mostrare il work in progress
- Flessibilità: si adatta a qualsiasi tipo di progetto, anche creativo
- Accesso da ovunque: app desktop e mobile, tutto sincronizzato
Trust tip: molti utenti Freelasty ci confermano che iniziare a usare Trello con un sistema semplice ha aumentato la loro produttività del 30–40%. La chiarezza mentale si traduce in risultati concreti.
Conclusione
La gestione progetti da freelance non deve essere complicata. Con uno strumento come Trello, puoi costruire un workflow semplice ma potente, che ti aiuta a mantenere il focus, rispettare le scadenze e migliorare la comunicazione con i tuoi clienti.
👉 Nei corsi Freelasty, insegniamo passo passo come usare Trello nel lavoro quotidiano, con esempi reali, template già pronti e strategie per evitare l’overwhelm digitale.
Perché organizzarsi bene non è solo questione di tool: è una vera competenza professionale!
